Báo giá Kiosk dịch vụ hành chính công không nên được hiểu đơn giản là giá của một thiết bị Kiosk riêng lẻ. Một hệ thống hoàn chỉnh thường bao gồm thiết bị Kiosk, phần mềm quản lý, màn hình hiển thị, hệ thống âm thanh, máy tính nghiệp vụ, thiết bị đánh giá hài lòng, kết nối, cài đặt cấu hình, đào tạo và hỗ trợ vận hành.
Vì vậy, khi yêu cầu báo giá Kiosk, cần xác định trước phạm vi đầu tư và các chức năng cần triển khai. Tài liệu kỹ thuật cũng xác định hệ thống bao gồm Kiosk cấp số đặt hẹn, màn hình và loa gọi số, máy tính kết nối phần mềm và thiết bị đánh giá hài lòng.
1. Giá Kiosk dịch vụ hành chính công phụ thuộc vào cấu hình
Không phải mọi Kiosk đều có cùng cấu hình.
Một Kiosk cơ bản có thể tập trung vào lấy số, đặt hẹn và in phiếu, trong khi cấu hình nâng cao có thể tích hợp thêm các thiết bị và chức năng như đọc thẻ căn cước, xác thực khuôn mặt, quét hồ sơ, hỗ trợ nộp hồ sơ trực tuyến, hướng dẫn bằng giọng nói và các chức năng phần mềm khác.
yêu cầu hệ thống phần mềm có khả năng lấy số tự động, đặt lịch trực tuyến qua ứng dụng, báo cáo thống kê và hỗ trợ kỹ thuật, vận hành và bản quyền phần mềm. Vì vậy, không có một mức giá chung áp dụng cho mọi dự án Kiosk.
2. Báo giá Kiosk thường bao gồm những hạng mục nào?
Để có một báo giá đầy đủ, cần tách chi phí thành từng nhóm thay vì chỉ báo một mức giá cho “cây Kiosk”.
Thiết bị Kiosk
Đây là thiết bị người dân trực tiếp sử dụng để thực hiện các thao tác trên hệ thống.
Thiết bị Kiosk sử dụng màn hình LCD, cảm ứng điện dung đa điểm; màn hình có độ phân giải Full HD 1920 × 1080 và tích hợp loa.
Tùy cấu hình thực tế, thiết bị có thể được tích hợp thêm các thành phần phục vụ việc đọc giấy tờ, xác thực hoặc số hóa hồ sơ.
3. Màn hình hiển thị số và hệ thống âm thanh
Một hệ thống Kiosk dịch vụ hành chính công không chỉ có thiết bị tương tác với người dân.
Hệ thống còn có màn hình hiển thị số thứ tự và loa gọi số. Khi cán bộ thực hiện gọi số, hệ thống hiển thị số trên màn hình trung tâm đồng thời phát thông báo qua loa.
Do đó, khi lập báo giá cần xác định rõ:
Kiosk + màn hình hiển thị + hệ thống âm thanh + số lượng thiết bị cần triển khai.
Số lượng màn hình và thiết bị âm thanh có thể thay đổi theo quy mô thực tế.
4. Máy tính phục vụ cán bộ
Hệ thống còn có máy vi tính kết nối với phần mềm đặt lịch hẹn.
Máy tính này được sử dụng tại bộ phận tiếp nhận để cán bộ thực hiện gọi số, đặt hẹn giúp người dân và thực hiện các nghiệp vụ khác trên phần mềm.
Vì vậy, nếu báo giá theo mô hình hệ thống hoàn chỉnh, cần xác định máy tính nghiệp vụ đã có sẵn hay cần đưa vào phạm vi cung cấp.
5. Thiết bị đánh giá mức độ hài lòng
Máy tính bảng đánh giá hài lòng phục vụ người dân đánh giá mức độ hài lòng sau khi hoàn thành giao dịch.
Đây là một hạng mục riêng trong cấu hình hệ thống.
Phần mềm cũng hỗ trợ đánh giá mức độ hài lòng bằng cách quét mã QR của phiếu hẹn sau khi lịch hẹn đã được xử lý.
6. Chi phí phần mềm Kiosk
Một trong những sai lầm khi tham khảo báo giá Kiosk dịch vụ hành chính công là chỉ quan tâm đến phần cứng.
Trong khi đó, phần mềm là thành phần tạo ra phần lớn chức năng nghiệp vụ của hệ thống.
Yêu cầu phần mềm hỗ trợ:
Lấy số tự động → Đặt lịch hẹn → Đặt hẹn trực tiếp tại Kiosk → In phiếu → Theo dõi số thứ tự → Xử lý lịch hẹn → Quản lý quầy → Báo cáo thống kê → Đánh giá mức độ hài lòng.
Ngoài ra, phần mềm có khả năng mở rộng điểm kết nối sử dụng.
Vì vậy, báo giá phần mềm cần được xác định theo phạm vi chức năng và quy mô triển khai, không nên mặc định rằng phần mềm luôn có một mức giá cố định.
7. Chi phí tích hợp và kết nối
Nếu Kiosk được yêu cầu kết nối với các hệ thống bên ngoài, phạm vi báo giá sẽ thay đổi theo số lượng và loại hệ thống cần tích hợp.
Một cấu hình cụ thể yêu cầu phần mềm quản lý Kiosk có khả năng tích hợp với cổng dịch vụ công và các hệ thống dịch vụ công được chỉ định trong hồ sơ.
Do đó, khi yêu cầu báo giá cần cung cấp rõ:
Kiosk sẽ kết nối với hệ thống nào?
Chức năng nào cần trao đổi dữ liệu?
Đã có API hay cần phát triển kết nối?
Phạm vi tích hợp chỉ là kết nối dữ liệu hay bao gồm cả quy trình nghiệp vụ?
Đây là những yếu tố có thể ảnh hưởng đáng kể đến tổng chi phí.
8. Chi phí lắp đặt và cấu hình
Báo giá Kiosk cũng cần xác định rõ chi phí triển khai tại điểm lắp đặt.
Quy trình triển khai trong tài liệu bao gồm khảo sát, đo đạc, thiết kế vị trí, chuẩn bị cáp, thi công, lắp đặt, kết nối, cấu hình, chạy thử, kiểm tra tổng thể và cài đặt phần mềm.
Vì vậy, giá thiết bị và chi phí triển khai thực tế là hai vấn đề khác nhau.
9. Chi phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
Một hệ thống Kiosk sau khi lắp đặt vẫn cần được hướng dẫn cho cán bộ quản trị và vận hành.
Cán bộ được đào tạo trong quá trình triển khai và tiếp tục được hướng dẫn sử dụng sau khi hệ thống hoàn thành.
Do đó, khi nhận báo giá cần kiểm tra xem đào tạo và hướng dẫn sử dụng đã bao gồm trong giá hay tính riêng.
10. Chi phí bảo hành và hỗ trợ kỹ thuật
Bảo hành cũng là một thành phần cần xem xét khi so sánh báo giá.
Trong thời gian bảo hành, nếu thiết bị gặp sự cố kỹ thuật thì nhà cung cấp có trách nhiệm sửa chữa, cập nhật hoặc thay thế thiết bị khác.
Trong quá trình vận hành, hỗ trợ có thể được thực hiện qua:
Điện thoại → công cụ hỗ trợ từ xa → hỗ trợ trực tiếp.
Sau thời gian bảo hành, chi phí bảo trì, bảo dưỡng và hỗ trợ sửa chữa được hai bên thỏa thuận theo nhu cầu.
Vì vậy, một báo giá thấp nhưng không bao gồm đầy đủ phạm vi hỗ trợ có thể chưa phải là phương án có tổng chi phí tốt nhất.
11. Phần mềm có thể bao gồm bản quyền và hỗ trợ vận hành
Phần mềm được xác định gồm hỗ trợ kỹ thuật, vận hành và bản quyền phần mềm.
Do đó, khi yêu cầu báo giá nên hỏi rõ:
Giá phần mềm là mua đứt hay thuê?
Thời hạn bản quyền bao lâu?
Hỗ trợ kỹ thuật trong thời gian nào?
Sau thời gian hỗ trợ có phát sinh phí hay không?
Nâng cấp phần mềm có nằm trong giá hay không?
Đây là những yếu tố cần làm rõ trước khi so sánh giữa các phương án.
12. Có thể báo giá theo cấu hình thay vì một mức giá duy nhất
Đối với Kiosk dịch vụ hành chính công, cách báo giá phù hợp hơn là chia thành các cấu hình.
Cấu hình cơ bản
Phù hợp với nhu cầu:
Lấy số → Đặt hẹn → In phiếu → Hiển thị số → Gọi số.
Cấu hình nâng cao
Có thể bổ sung:
Đọc thẻ căn cước → Xác thực khuôn mặt → Quét hồ sơ → Số hóa tài liệu → Hỗ trợ nộp hồ sơ trực tuyến → Hướng dẫn bằng giọng nói.
Cấu hình hệ thống hoàn chỉnh
Bao gồm:
Kiosk + phần mềm + màn hình + âm thanh + máy tính nghiệp vụ + thiết bị đánh giá + kết nối + triển khai + cấu hình + đào tạo + bảo hành/hỗ trợ.
Cách chia này giúp bên đầu tư dễ dàng xác định mình đang mua thiết bị, giải pháp hay một hệ thống hoàn chỉnh.
13. Vì sao không nên báo giá Kiosk chỉ bằng một con số?
Hai Kiosk có hình thức bên ngoài tương tự nhau nhưng có thể có chi phí rất khác nhau nếu một thiết bị chỉ dùng để lấy số còn thiết bị kia có thêm:
Đọc căn cước + camera xác thực + máy quét A3/A4 + máy in + phần mềm tích hợp + kết nối hệ thống + quản trị tập trung.
Trong tài liệu, hệ thống phần mềm còn hỗ trợ quản lý quầy, cấu hình thời gian làm việc, mẫu phiếu, gọi số, màn hình, âm thanh, tài khoản thu phí, ngưỡng xác thực khuôn mặt và các bước thao tác trên Kiosk.
Do đó, cùng gọi là “Kiosk dịch vụ hành chính công” nhưng cấu hình và phạm vi đầu tư có thể hoàn toàn khác nhau.
14. Bảng thành phần cần có trong báo giá
| Hạng mục | Nội dung cần xác định |
|---|---|
| Kiosk | Màn hình, cảm ứng, máy tính tích hợp và các thiết bị ngoại vi |
| Máy in | In phiếu số/phiếu hẹn |
| Màn hình | Hiển thị số thứ tự và thông tin gọi số |
| Âm thanh | Loa, âm ly và thiết bị phát âm thanh |
| Máy tính nghiệp vụ | Gọi số, đặt hẹn và xử lý nghiệp vụ |
| Thiết bị đánh giá | Đánh giá mức độ hài lòng |
| Phần mềm | Đặt hẹn, lấy số, xử lý, báo cáo, quản trị |
| Tích hợp | Kết nối với các hệ thống cần thiết |
| Lắp đặt | Khảo sát, thi công, kết nối, cấu hình |
| Đào tạo | Hướng dẫn cán bộ quản trị và vận hành |
| Bảo hành | Sửa chữa, cập nhật, thay thế theo điều kiện bảo hành |
| Hỗ trợ | Hỗ trợ từ xa và trực tiếp |
| Bản quyền | Thời hạn và phạm vi sử dụng phần mềm |
15. Cần cung cấp những thông tin gì để nhận báo giá chính xác?
Nếu muốn nhận một báo giá Kiosk dịch vụ hành chính công sát với nhu cầu thực tế, không nên chỉ gửi yêu cầu “báo giá 1 Kiosk”.
Nên xác định tối thiểu:
Số lượng Kiosk: cần bao nhiêu thiết bị?
Số quầy: Kiosk cần phục vụ bao nhiêu quầy?
Chức năng: chỉ lấy số hay có đặt hẹn, tra cứu, scan hồ sơ, đọc căn cước, xác thực khuôn mặt?
Thiết bị: có cần màn hình trung tâm, loa gọi số, máy tính nghiệp vụ và thiết bị đánh giá không?
Phần mềm: cần những phân hệ nào?
Tích hợp: cần kết nối với những hệ thống nào?
Triển khai: có bao gồm khảo sát, lắp đặt, cấu hình và chạy thử không?
Đào tạo: cần đào tạo bao nhiêu cán bộ?
Bảo hành và hỗ trợ: thời gian và phạm vi hỗ trợ như thế nào?
Chỉ khi những thông tin này được xác định thì báo giá mới có cơ sở để so sánh.
Kết luận: Báo giá Kiosk cần được tính theo giải pháp
Báo giá Kiosk dịch vụ hành chính công không nên chỉ là giá của một cây Kiosk.
Một hệ thống hoàn chỉnh có thể bao gồm:
Thiết bị Kiosk + phần mềm + máy in + màn hình + âm thanh + máy tính nghiệp vụ + thiết bị đánh giá + tích hợp + lắp đặt + cấu hình + đào tạo + bảo hành + hỗ trợ vận hành.
Xác định trách nhiệm của đơn vị cung cấp bao gồm vận chuyển, cài đặt, lắp đặt, đào tạo, hướng dẫn, nghiệm thu, bàn giao và bảo hành tại địa điểm cung cấp.
Vì vậy, khi tìm báo giá Kiosk dịch vụ hành chính công, điều quan trọng nhất không phải là tìm một mức giá thấp nhất mà là xác định đúng cấu hình, phạm vi phần mềm, thiết bị đi kèm và dịch vụ triển khai để có thể so sánh tổng chi phí đầu tư một cách chính xác.