Sửa đổi, bổ sung và chấm dứt Hợp đồng lao động điện tử: Thực hiện thế nào cho đúng?

Hợp đồng lao động điện tử mang lại sự tiện lợi và hiệu quả vượt trội, nhưng việc sửa đổi, bổ sung hay chấm dứt hợp đồng cũng cần tuân thủ các quy định pháp luật chặt chẽ để đảm bảo tính pháp lý và tránh tranh chấp. Đặc biệt, với sự ra đời của Nghị định 337/2025/NĐ-CP, các quy trình này càng cần được thực hiện một cách chính xác trên môi trường số. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách thực hiện các nghiệp vụ này.

Tóm tắt nhanh cho người ra quyết định

Bài viết này dành cho giám đốc nhân sự, pháp chế, ban điều hành và doanh nghiệp có lực lượng lao động phân tán. Trọng tâm là giúp doanh nghiệp hiểu đúng vấn đề, xác định lợi ích thực tế và chuẩn bị lộ trình triển khai phù hợp.

Người ra quyết định cần đánh giá đồng thời yếu tố pháp lý, bảo mật, trải nghiệm người lao động và khả năng tích hợp HRM.
Lợi ích thực tế đến từ việc chuẩn hóa luồng phê duyệt, ký, lưu trữ và truy xuất hợp đồng trên một quy trình rõ ràng.
Nên triển khai theo lộ trình thử nghiệm, đo thời gian xử lý và tỷ lệ hoàn tất trước khi áp dụng trên toàn bộ nhân sự.

1. Nguyên tắc chung khi sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hợp đồng lao động điện tử

Theo Điều 9 của Nghị định 337/2025/NĐ-CP, việc sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng lao động điện tử phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

Thỏa thuận của các bên: Phải có sự đồng thuận của cả người sử dụng lao động và người lao động.
Hình thức điện tử: Việc sửa đổi, bổ sung, chấm dứt phải được thực hiện bằng thông điệp dữ liệu điện tử, có chữ ký số của các bên.
Tuân thủ pháp luật: Phải tuân thủ các quy định của Bộ luật Lao động, Luật Giao dịch điện tử 2023 và Nghị định 337/2025/NĐ-CP.
Đảm bảo tính toàn vẹn: Nội dung sửa đổi, bổ sung phải được ghi nhận rõ ràng, không làm thay đổi nội dung gốc của hợp đồng đã ký trước đó.

2. Quy trình sửa đổi, bổ sung Hợp đồng lao động điện tử

Khi có nhu cầu thay đổi các điều khoản trong hợp đồng (ví dụ: mức lương, vị trí công việc, thời gian làm việc), các bên sẽ thực hiện theo quy trình sau:

Bước 1: Soạn thảo Phụ lục hợp đồng điện tử

Người sử dụng lao động (thông qua hệ thống e-Contract) sẽ soạn thảo một Phụ lục hợp đồng điện tử, trong đó ghi rõ các nội dung cần sửa đổi, bổ sung. Phụ lục này phải tham chiếu rõ ràng đến hợp đồng lao động điện tử gốc (bằng cách sử dụng Mã ID của hợp đồng gốc).

Bước 2: Gửi Phụ lục cho người lao động

Hệ thống e-Contract sẽ gửi Phụ lục hợp đồng điện tử đến người lao động qua Email hoặc ứng dụng di động để xem xét.

Bước 3: Người lao động xem xét và ký số

Người lao động đọc kỹ nội dung Phụ lục. Nếu đồng ý, người lao động sẽ thực hiện ký số lên Phụ lục bằng chữ ký số cá nhân (Remote Signing hoặc USB Token).

Bước 4: Người sử dụng lao động ký số hoàn tất

Sau khi người lao động ký, người đại diện pháp luật của doanh nghiệp (hoặc người được ủy quyền) sẽ ký số lên Phụ lục để hoàn tất. Hệ thống sẽ tự động gắn dấu thời gian (Timestamp) cho Phụ lục.

Bước 5: Cập nhật và lưu trữ trên Nền tảng quốc gia

Phụ lục hợp đồng điện tử sau khi ký sẽ được hệ thống e-Contract gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia để được cấp Mã ID riêng (hoặc liên kết với Mã ID của hợp đồng gốc) và lưu trữ an toàn. Phụ lục này sẽ có giá trị pháp lý như một phần không thể tách rời của hợp đồng gốc.

3. Quy trình chấm dứt Hợp đồng lao động điện tử

Việc chấm dứt hợp đồng lao động điện tử cũng cần tuân thủ các quy định của Bộ luật Lao động và được thực hiện trên môi trường điện tử.

Bước 1: Thông báo chấm dứt hợp đồng

Một trong hai bên (người sử dụng lao động hoặc người lao động) sẽ gửi thông báo chấm dứt hợp đồng bằng thông điệp dữ liệu điện tử cho bên còn lại, tuân thủ thời hạn báo trước theo quy định của pháp luật lao động.

Bước 2: Xác nhận và ký số thông báo

Bên nhận thông báo sẽ xác nhận đã nhận được thông báo và thực hiện ký số lên thông báo đó. Việc ký số này chứng minh sự đồng thuận hoặc xác nhận đã nhận thông báo từ bên kia.

Bước 3: Hoàn tất thủ tục chấm dứt trên hệ thống

Thanh lý hợp đồng: Các bên thực hiện các nghĩa vụ liên quan đến thanh lý hợp đồng (ví dụ: thanh toán lương, trợ cấp thôi việc, trả lại tài sản) và ghi nhận bằng văn bản điện tử có chữ ký số.
Cập nhật trạng thái: Hệ thống e-Contract sẽ cập nhật trạng thái của hợp đồng từ "Đang có hiệu lực" sang "Đã chấm dứt" và ghi rõ lý do, thời điểm chấm dứt.
Gửi về Nền tảng quốc gia: Thông tin về việc chấm dứt hợp đồng sẽ được gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia để cập nhật trạng thái của Mã ID hợp đồng tương ứng.

4. Lưu ý quan trọng về bảo mật và pháp lý

Bảo toàn dữ liệu: Đảm bảo rằng tất cả các phiên bản của hợp đồng (gốc, phụ lục, thông báo chấm dứt) đều được lưu trữ an toàn, không bị sửa đổi và có thể truy xuất khi cần.
Xác thực danh tính: Luôn đảm bảo rằng người ký số là chính chủ và có thẩm quyền tại thời điểm ký.
Lựa chọn nhà cung cấp e-Contract uy tín: Hệ thống phải có khả năng ghi nhận lịch sử thay đổi, lưu trữ dữ liệu lâu dài và kết nối với Nền tảng quốc gia.
Đào tạo và phổ biến: Doanh nghiệp cần phổ biến rõ ràng quy trình này cho toàn bộ người lao động và bộ phận nhân sự để tránh sai sót.

Kết luận: Việc sửa đổi, bổ sung và chấm dứt hợp đồng lao động điện tử là những nghiệp vụ thường xuyên trong quản trị nhân sự. Bằng cách tuân thủ các quy định của pháp luật và sử dụng các giải pháp e-Contract chuyên nghiệp, doanh nghiệp có thể thực hiện các nghiệp vụ này một cách hiệu quả, minh bạch và đảm bảo tính pháp lý cao, góp phần xây dựng môi trường làm việc hiện đại và chuyên nghiệp.

Gợi ý hình ảnh minh họa: Một Infographic mô tả luồng quy trình sửa đổi/chấm dứt hợp đồng điện tử, với các biểu tượng mũi tên chỉ dẫn, chữ ký số và các bước xác nhận trên màn hình điện thoại/máy tính.

Câu hỏi thường gặp

Nội dung này phù hợp với doanh nghiệp nào?

Nội dung này phù hợp với giám đốc nhân sự, pháp chế, ban điều hành và doanh nghiệp có lực lượng lao động phân tán, đặc biệt khi mục tiêu là rút ngắn thời gian giao kết, giảm chi phí giấy tờ và quản trị hồ sơ lao động đúng chuẩn pháp lý.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi triển khai?

Doanh nghiệp nên chuẩn bị mẫu hợp đồng, luồng phê duyệt, phương thức định danh, hình thức ký số, chính sách lưu trữ và phân quyền truy cập. Những thông tin này giúp đánh giá đúng phạm vi, chi phí và rủi ro trước khi triển khai.

DTC Digital có thể hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào?

DTC Digital có thể hỗ trợ thiết kế quy trình hợp đồng điện tử, tích hợp ký số từ xa, eKYC, HRM và hướng dẫn kiểm soát rủi ro vận hành.

DTC Digital có thể hỗ trợ gì cho doanh nghiệp?

Nếu doanh nghiệp đang đánh giá hoặc chuẩn bị triển khai quy trình hợp đồng lao động điện tử, ký số từ xa, eKYC và quản trị hồ sơ nhân sự, DTC Digital có thể đồng hành từ bước tư vấn yêu cầu, thiết kế quy trình, lựa chọn phương án kỹ thuật đến triển khai và tối ưu vận hành. Cách tiếp cận phù hợp là bắt đầu từ mục tiêu kinh doanh, nhóm người dùng, yêu cầu pháp lý và chỉ số hiệu quả cần đo lường, sau đó mới chọn công nghệ.

Doanh nghiệp có thể liên hệ DTC Digital để được tư vấn phương án phù hợp với quy mô, ngân sách và lộ trình chuyển đổi số hiện tại.