Người lao động không đánh giá hợp đồng điện tử bằng tên công nghệ. Họ đánh giá bằng việc có hiểu mình đang ký gì, có hoàn tất được trên thiết bị đang dùng hay không, và có ai hỗ trợ khi một bước không hoạt động như dự kiến.
Thông báo rõ ràng trước khi gửi yêu cầu ký
Trước khi gửi, HR nên thông báo mục đích, thời hạn hoàn tất, kênh nhận hợp đồng và đầu mối hỗ trợ. Một lời nhắc ngắn nhưng rõ giúp người lao động không nhầm lẫn giữa yêu cầu chính thức và tin nhắn thông thường.
Giúp người ký hiểu nội dung trước khi thao tác
Giao diện cần cho phép người dùng đọc, xem lại và biết mình đang ở bước nào. Với điều khoản quan trọng, doanh nghiệp có thể bổ sung giải thích ngắn hoặc hướng dẫn phù hợp, thay vì chỉ gửi một tệp dài và chờ người lao động tự xử lý.
Thiết kế luồng ký thuận tiện nhưng không bỏ qua xác thực
Ký trên điện thoại giúp giảm thời gian chờ, nhưng xác thực, thời hạn mã và cách xử lý lỗi phải được thiết kế kỹ. HR cần biết khi nào người lao động chưa hoàn tất và cách hỗ trợ mà không yêu cầu họ gửi thông tin nhạy cảm qua kênh không phù hợp.
Đảm bảo người lao động có bản hợp đồng và khả năng tra cứu
Sau khi hoàn tất, người lao động cần nhận hoặc truy cập được bản hợp đồng của mình. Điều này tạo sự minh bạch và giảm số yêu cầu gửi lại hồ sơ cho HR. Doanh nghiệp cũng cần xác định rõ kênh lưu trữ và thời gian hỗ trợ tra cứu.
Học từ các điểm người dùng dừng hoặc cần trợ giúp
Hãy theo dõi tỷ lệ hoàn tất, thời gian ký, bước bị bỏ dở và loại yêu cầu hỗ trợ phổ biến. Những tín hiệu này giúp HR cải thiện hướng dẫn, thời điểm nhắc và quy trình ngoại lệ. Xem cách kết nối hợp đồng điện tử với HRM.
DTC Digital hỗ trợ doanh nghiệp khảo sát hành trình ký, thiết kế quy trình hợp đồng điện tử và triển khai theo yêu cầu vận hành. Liên hệ DTC Digital để trao đổi nhu cầu.
Câu hỏi thường gặp
Người lao động có thể ký trên điện thoại không?
Có thể nếu luồng ký, xác thực và trải nghiệm thiết bị di động được thiết kế phù hợp với quy trình của doanh nghiệp và phương thức ký áp dụng.
HR nên hỗ trợ khi người lao động không ký được thế nào?
Nên có đầu mối và quy trình hỗ trợ rõ, kiểm tra đúng trạng thái hồ sơ và tránh yêu cầu gửi thông tin xác thực nhạy cảm qua các kênh không được kiểm soát.
Sau khi ký, người lao động nhận hợp đồng bằng cách nào?
Doanh nghiệp nên thông báo rõ kênh người lao động nhận hoặc tra cứu bản hợp đồng hoàn tất, cùng phương án hỗ trợ khi cần đối chiếu.