Phần mềm Kiosk – vận hành và quản lý giao dịch tự phục vụ

Phần mềm Kiosk là nền tảng điều hành toàn bộ hoạt động của hệ thống kiosk dịch vụ công, kết nối giữa người dân, thiết bị kiosk, cán bộ tại quầy và các hệ thống tiếp nhận hồ sơ điện tử.

Phần mềm được thiết kế theo mô hình quản lý tập trung, cho phép cấu hình dịch vụ, quản lý thiết bị, điều phối quầy, theo dõi giao dịch, quản lý tài khoản và tổng hợp dữ liệu hoạt động trên một hệ thống thống nhất. Tài liệu yêu cầu phần mềm có thời hạn sử dụng vĩnh viễn đối với phần mềm quản lý kiosk được cài đặt trên máy quản lý.

Quản lý và giám sát toàn bộ hệ thống kiosk

Trang quản lý cung cấp bảng điều khiển tổng quan về hoạt động của hệ thống, bao gồm số lượt phục vụ, thời gian xử lý trung bình, số lượng người dân đang chờ hoặc đã hoàn thành giao dịch, hiệu suất phục vụ và đánh giá của người dân đối với cán bộ.

Hệ thống đồng thời lưu trữ lịch sử các dịch vụ đã được thực hiện và cung cấp báo cáo chi tiết về từng giao dịch như thời gian lấy số, thời gian bắt đầu phục vụ, thời gian kết thúc, thời gian chờ và thời gian xử lý. Dữ liệu có thể được in hoặc trích xuất dưới các định dạng phục vụ công tác quản lý và thống kê.

Quản lý thiết bị và dịch vụ

Phần mềm cho phép quản lý danh sách kiosk, mã thiết bị, vị trí và trạng thái hoạt động của từng thiết bị. Đồng thời, hệ thống có thể quản lý các thiết bị hiển thị số thứ tự tại quầy và thiết bị đánh giá của nhân viên.

Đối với dịch vụ, cán bộ quản trị có thể tạo mới và cấu hình thời gian phục vụ, số lượt phục vụ, giấy tờ cần thiết và mức phí; đồng thời kiểm soát danh sách dịch vụ được hiển thị trên từng kiosk.

Quản lý quầy và điều phối phục vụ

Phần mềm cho phép quản lý danh sách quầy, các dịch vụ được phục vụ tại từng quầy và trạng thái hoạt động của quầy. Một dịch vụ có thể được cấu hình để phục vụ tại nhiều quầy, giúp đơn vị chủ động điều phối nguồn lực theo tình hình thực tế.

Tại quầy, cán bộ có thể gọi số mới, gọi lại số nhỡ, gọi số bất kỳ, gọi số ưu tiên hoặc chuyển người đang được phục vụ sang quầy khác. Hệ thống đồng thời hiển thị thông tin cán bộ và thông tin giao dịch cần thiết để hỗ trợ quá trình tiếp nhận.

Kết nối trực tiếp với quy trình tiếp nhận hồ sơ

Phần mềm Kiosk hỗ trợ kết nối với hệ thống tiếp nhận hồ sơ dịch vụ công, cho phép đồng bộ thông tin, tự động điều hướng đến đúng trang tiếp nhận và lựa chọn dịch vụ phù hợp theo cấu hình.

Cán bộ có thể thực hiện quét tài liệu trực tiếp trên công cụ, bóc tách thông tin từ hồ sơ và tự động điền dữ liệu vào biểu mẫu điện tử. Các tệp đã quét cũng có thể được tải lên đúng thành phần hồ sơ tương ứng.

Hệ thống còn cho phép cấu hình thư mục lưu trữ tệp scan, lưu hồ sơ dự phòng trong trường hợp hệ thống tiếp nhận trực tuyến gặp sự cố và xem lại danh sách hồ sơ đã được xử lý theo từng cán bộ.

Quản lý quy trình lấy số và hiển thị

Phần mềm cho phép cấu hình thời gian làm việc, mẫu phiếu in, quy tắc gọi số, thời gian chờ, nội dung hiển thị trên màn hình trung tâm và màn hình tại quầy. Hệ thống cũng hỗ trợ lựa chọn thiết bị phát âm thanh, loại giọng nói và bật hoặc tắt hướng dẫn bằng giọng nói.

Tại kiosk, người dân có thể lấy số nhanh, in phiếu số thứ tự, xem danh sách dịch vụ và trạng thái tiếp nhận của từng dịch vụ. Khi một quầy tạm dừng hoạt động, trạng thái dịch vụ tương ứng được cập nhật để người dân nhận biết trước khi lựa chọn.

Hỗ trợ cán bộ khai thác thông tin nhanh

Khi người dân thực hiện xác thực bằng thẻ căn cước và nhận diện khuôn mặt, các thông tin cần thiết có thể được chuyển về phần mềm cán bộ. Điều này hỗ trợ cán bộ kiểm tra thông tin, giảm thao tác nhập liệu thủ công và rút ngắn thời gian xử lý tại quầy.

Phần mềm cũng hỗ trợ cán bộ mở nhiều phiên phục vụ để xử lý nhiều giao dịch, đồng thời theo dõi và tra cứu lại lịch sử hồ sơ đã xử lý.

Phân quyền và quản trị tập trung

Hệ thống hỗ trợ quản lý tài khoản và phân quyền theo vai trò, bao gồm nhóm quản lý và nhóm cán bộ phục vụ tại quầy. Cùng với đó là các chức năng quản lý tài khoản thu phí, cấu hình ngưỡng xác thực khuôn mặt và tùy chỉnh các bước thao tác trên kiosk.

Trợ lý AI và tra cứu thông tin

Phần mềm có thể tích hợp chatbot AI để hỗ trợ giải đáp thắc mắc về thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu của cổng dịch vụ công. Người dân có thể sử dụng chức năng tra cứu để tìm kiếm thông tin thủ tục và xem danh sách dịch vụ kèm mã QR tương ứng.
Nhờ kết hợp giữa quản lý kiosk, quản lý dịch vụ, điều phối quầy, xếp hàng, số hóa hồ sơ, kết nối hệ thống tiếp nhận, xác thực người dân, báo cáo và trợ lý AI, phần mềm Kiosk đóng vai trò là lớp điều phối trung tâm của mô hình giao dịch hành chính tự phục vụ.

Đây không chỉ là phần mềm điều khiển một thiết bị kiosk, mà là nền tảng quản lý toàn bộ quy trình tương tác giữa người dân – kiosk – cán bộ – quầy phục vụ – hệ thống dịch vụ công, hướng tới một quy trình tiếp nhận hiện đại, thống nhất và có khả năng quản lý tập trung.

Chúng tôi cung cấp các dòng sản phẩm kiosk thông minh: Kiosk lấy số thứ tự, Kiosk hành chính – dịch vụ công, Kiosk y tế – bệnh viện, Kiosk tra cứu thông tin, Kiosk sản xuất theo yêu cầu

DTC Digital – Giải pháp chuyển đổi số toàn diện

0916814646

Sale@dtcdigital.com.vn

Vinhomes Grand Park, Long Bình, Hồ Chí Minh , Việt Nam